СУБД работают с дан­ными, представленными в виде набора записей. Каждая запись имеет уникальный идентификатор (ключ) и набор полей (атрибутов) с заполненными значениями. СУБД позволяют, например, хранить сведения о каждом сотруднике организации, включая биографические данные, сведения о занимаемой должности, зар­плате и т. д. Все данные хранятся в виде файлов на диске. СУБД может быстро отсортировать записи и найти информацию по одному или нескольким условиям выбора.

Большинство современных СУБД используют реляционную модель организации базы данных. Эта модель основана на поня­тии отношения, а база данных представляется в виде взаимосвя­занных таблиц, содержащих записи. Простейшая база данных может храниться в одной таблице. В таком виде организован, например, телефонный справочник. Однако для хранения более сложных данных удобно использовать несколько отдельных таблиц с индивидуальной структурой. Это позволяет избежать дуб­лирования данных, а непротиворечивость и полнота базы данных при этом обеспечивается специальными утилитами, которые ав­томатически отслеживают изменения в связанных таблицах.

База данных по сотрудникам организации может состоять из от­дельных таблиц на каждого сотрудника и на каждый отдел. Таблица со сведениями о сотруднике является частью таблицы отдела.

У разных пользователей разные требования к возможностям и стоимости баз данных. Для ведения личной базы данных вряд ли потребуется мощная и быстрая сетевая СУБД. Основными требо­ваниями будут удобный пользовательский интерфейс, простота освоения и использования и доступная цена. Следует обратить внимание на базы данных, работающие под Microsoft Windows и поддерживающие графический интерфейс с пользователем.

Многопользовательские базы данных большого объема обыч­но устанавливают на выделенные файл-серверы – сетевые ком­пьютеры с быстрым процессором и жестким диском высокой емкости с минимальным временем доступа. Логическую структу­ру таких баз данных разрабатывают специалисты – системные аналитики, установка и настройка выполняется программистами, а контроль за работой и использованием базы данных осуществ­ляет постоянный сотрудник – администратор базы данных.

Одной из основных характеристик баз данных является набор допустимых значений, которые могут содержаться в полях запи­сей. За каждым полем записи строго закреплен конкретный тип данных, определяющий ограниченный набор применимых к нему операций. К типам данных относятся: символьный, числовой, дата и время, изображение, текстовое примечание произвольной длины и т. д.

Простые запросы к базе данных осуществляются с помощью обычных диалоговых средств интерфейса – окон диалога или меню.

Сложнее обеспечить доступ к сложной базе данных, в которой информация распределена по нескольким таблицам. Чтобы, на­пример, выяснить, кто является начальником определенного со­трудника, нужно найти его персональную таблицу, в которой указан его отдел, затем найти таблицу отдела и только потом отыскать имя начальника. Для организации подобного поиска в крупных базах данных используются специальные языки.

Одним из наиболее популярных языков запросов является язык SQL, который использует компактный набор команд и по­зволяет формировать сложные запросы. При этом запросы выгля­дят одинаково для всех SQL-совместимых баз данных. Однако набор команд SQL достаточно ограничен, поэтому во многих базах данных введены свои дополнительные команды.